No momento em que vivemos uma crise sem precedentes, causada pela pandemia da Covid-19, é inevitável o sentimento de incerteza para empresas e profissionais. Por outro lado, é justamente em situações adversas como essa que algumas convicções precisam ser reforçadas.

Mas para isso é necessário manter o foco, ressignificar propósitos e ajustar rotas. Temos como exemplo o formato de trabalho home office, adotado como alternativa emergencial por muitas empresas já nas primeiras orientações de isolamento social.

Consideramos que trazer este assunto para o blog da StautGROUP seria necessário e útil para ajudar empresas e profissionais a extraírem o melhor possível desta modalidade de trabalho.

Uma pandemia que pode mudar as relações de consumo e de trabalho

É possível que a crise do novo coronavírus altere definitivamente muito aspectos da vida em sociedade. Dos modelos de geração de riqueza passando pelas relações de consumo e de trabalho, há muitos especialistas que apontam ser inevitável a redefinição de um “novo” normal. Ou seja, as dinâmicas sociais e também de trabalho podem sofrer ajustes de padrão. Mas isso só o tempo dirá.

Todavia, o que se sabe por ora é que a adoção do trabalho em home office por muitas empresas brasileiras foi uma necessidade de momento. Tal decisão, altamente recomendada pelas autoridades sanitárias brasileiras e pela OMS, pode ser melhor executada com alguns cuidados que envolvem a gestão de pessoas.

É neste ponto que o conhecimento que pretendemos compartilhar se faz relevante. Julgamos interessante levantar alguns aspectos que podem determinar o sucesso do home office. Tanto do ponto de vista do comportamento de cada colaborador quanto de técnicas e estratégias dos gestores.

Home office planejado x home office emergencial

Levar uma empresa toda ou algumas equipes para trabalhar em casa já se mostrou eficiente em diversos cases empresariais. Sabemos que há bons indicadores na redução de custos e aumento de produtividade. Mas algo em comum nos exemplos conhecidos que chama atenção é a necessidade de que o home office seja uma política de gestão.

Mas isso não significa que as empresas que estão adotando o trabalho remoto de forma emergencial serão fracassadas em sua execução. Em primeiro lugar porque a situação é mundialmente inusitada. Ou seja, há naturalmente uma adequação coletiva para suportarmos e superarmos a crise. Em segundo lugar porque é possível, com algumas precauções e muito espírito de equipe, que se viabilize o home office de contingenciamento. Vale ressaltar que, à medida que novas informações e decisões empresariais sejam definidas para o enfrentamento da crise, o home office também pode ser ajustado, prolongado ou encerrado.

Produtividade no trabalho home office

Como já dissemos anteriormente, há inúmeros exemplos bem-sucedidos do home office, nos quais o planejamento se mostrou essencial. Isso porque implementar o trabalho home office na cultura dos brasileiros é um movimento disruptivo.

A experiência de outras empresas e algumas análises de mercado nos ajudam a entender melhor o cenário do home office no Brasil e no mundo:

• 56% das empresas americanas já atuam total ou parcialmente em regime remoto.
• 1,8 bilhões de pessoas exercem atividades profissionais em que o home office poderia ser adotado. Neste caso, os ganhos de mobilidade urbana e meio ambiente são imensuráveis,
• 11 mil dólares anuais é o valor que pode ser economizado por cada empresa americana que adota o home office. Estão calculados ganho em produtividade e redução de custos.
• 60% dos brasileiros que trabalham em home office se condiseram mais felizes e 73% mais produtivos.

(Fonte: Organização Internacional do Trabalho, Global Worplace Analytics, OwL Labs, OIT e Talenses – análise publicada na revista Exame)

O home office pode ser uma herança positiva desta pandemia de Covid-19?

Neste momento difícil é fundamental trabalharmos com um horizonte positivo. Isso não significa abandonar a racionalidade, mas pensar no aprendizado comum a todas as crises é também uma forma inteligente de lidar com situações adversas.

Desta forma, é plenamente saudável que as empresas reflitam e ensaiem novos modelos de gestão de pessoas e o home office pode ser um deles. É importante lembrar que movimentos de disrupturas afetam a cultura organizacional e os padrões de comportamento profissionais. Assim, os gestores precisam estar cientes que deverão encontrar resistência e devem se preparar para lidar com elas.

Evidentemente que o home office não é aplicável a todos os setores de trabalho. Mas naqueles que é possível, e desejável, sua implementação depende de uma conjunção de orientações, regras e objetivos bem claros entre empresa e profissionais.

Gestores de equipes remotas e profissionais precisam ser orientados para um melhor desempenho e adaptações necessárias. Focar nas vantagens e mitigar as desvantagens são os melhores recursos. Confira algumas dicas e orientações práticas:

1 – Avalie a estrutura mínima necessária: certifique-se que seu colaborador disponha de condições mínimas necessárias para realizar bem o trabalho em casa, como computador com acesso à internet. Em caso de implementação prolongada, ou mesmo no caráter emergencial, as negociações para alguma ajuda de custo para garantir essa estrutura deve ser considerada.

2 – Verifique a legislação: este cuidado é mais indicado para os gestores e empresas de setores com legislação de classe específica, como a área médica. Mas pensando na implementação permanente do home office, vale a pena uma consulta à legislação, inclusive a trabalhista, do seu segmento empresarial.

3 – Escolha um ambiente reservado: para os profissionais, no atual momento, este deve ser o principal desafio do home office. Afinal, são famílias inteiras em quarentena, muitas com filhos pequenos ou idosos precisando de cuidados. Se este for o seu caso, compartilhe a questão com seu gestor. E na medida do possível, reserve um cômodo ou local mais tranquilo da casa para estabelecer sua estação de trabalho. Pense no conforto e ergonomia, afinal a produtividade também depende do seu bem-estar.

4 – Mantenha a comunicação com a equipe: Um dos grandes receios das empresas e gestores é que o home office prejudique a interação ou que a objetividade se perca pela distância. Use os recursos tecnológicos como vídeos chamadas e controles de projetos e adote uma rotina de alinhamentos e feedbacks.

5 – Informe, confie, delegue: outro receio muito comum das empresas é que o profissional em home office fique muito “solto” e, consequentemente, improdutivo. Por isso, a rotina de acompanhamento e a comunicação constante são fundamentais. Assegure que os profissionais recebam de você todas as informações necessárias para o cumprimento de cada tarefa. Confie mais em você mesmo, e em sua capacidade de orientar e delegar, e, com isso, estimule a autonomia e maturidade profissional de sua equipe.

6 – Produtividade na medida certa: um deslize comum dos profissionais em home office é se distrair com estímulos externos ou, ao contrário, ficar muito imerso no trabalho. Tome alguns cuidados para não desiquilibrar esta balança. Mantenha o foco estabelecendo a rotina de horário de trabalho e reserve a pausa habitual de almoço e descanso.

7 – Organização e autogerenciamento: do ponto de vista do profissional, o trabalho em home office é uma oportunidade para testar ou desenvolver habilidades como a organização e o autogerenciamento. Considerando que o profissional tenha informações suficientes para executar uma tarefa é esperado que ele a faça com cada vez mais autonomia. Se esta autonomia não está fluindo ou o tempo dedicado a cada atividade está muito extenso é sinal que é preciso ajustar. O próprio profissional pode identificar isso e tomar atitudes como a adoção de uma lista diária de tarefas e determinação de prazos para executar cada uma delas.